Se você não foi a nossa oficina não fique triste! Você ainda tem uma chance, pois vamos disponibilizar aqui nossa oficina virtual.
Você sabia que a Arquivologia
está presente no seu dia-a-dia? Além de lidar com seus documentos pessoais em seu
trabalho em algum momento você vai lidar com documentos da Instituição para
qual presta serviço.
Então você sabe o que trata a
Arquivologia? Se sabe já é meio caminho andado porque quando falamos sobre ela
o que mais ouvimos é a pergunta: Arqui o quê?
Bem a Arquivologia é a disciplina
que estuda as funções do arquivo, os princípios e técnicas a serem observados
na produção, organização, guarda, preservação.
O arquivista é o responsável pelo
gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e
disseminação da informação contida nos documentos.
E você pode se questionar o que
isso tem a ver comigo? É importante para nós sabermos um pouco sobre isso
porque lidamos ao menos com nosso arquivo pessoal que precisa ser cuidado se
não desejamos ter problemas, pois se meu arquivo não estiver organizado quando
precisar localizar uma documento urgente posso não encontrá-lo devido ao
acumulo de papéis ou se elimino um comprovante de pagamento de uma empresa que
está me cobrando indevidamente terei que pagar uma dívida que já foi quitada.
Para evitar esses problemas temos que ser um pouco arquivista nato. O tema da
nossa oficina foram os documentos pessoais que são uma parte do seu arquivo
pessoal. Esses documentos são de extrema importância porque eles são relativos
a garantia de direitos para o exercício da cidadania.
A Diplomática vem em nosso socorro!!! Por quê?
De acordo com o dicionário
brasileiro de terminologia arquivística, a Diplomática tem como objeto o estudo
da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. Já a Tipologia documental gira em torno da
relação dos documentos com as suas atividades.
A Diplomática vem em nosso socorro para não sermos enganados no nosso
dia-a-dia com a quantidade de fraudes que vemos por aí. A autenticidade dos
documentos é atestada em parte pelos sinais de validação (assinaturas,
carimbos, selos, brasão). Aqui no Brasil, o cidadão pode solicitar a emissão de
uma carteira de identidade em cada Estado então todo cidadão pode ter 27
carteiras de identidade com 27 números diferentes. O Governo atribui aos
Estados a emissão e identificação civil e isso pode facilitar as fraudes. Aqui
segue um modelo de carteira de identidade com seus sinais de validação:
O segundo ponto que atesta a
autenticidade é que o documento deve seguir os padrões determinados para aquele tipo de documento, suas características
intrínsecas e extrínsecas. Por exemplo, todos os modelos de cédulas de
identidade têm que ter o mesmo formato. Na parte do anverso onde são inseridos
os dados de identificação, chamado de espelho, algumas Unidades de Federação
mudam a localização deste ou daquele dado, mas em geral todas são muito
parecidas. Todas têm a inscrição “República Federativa do Brasil”, são emitidas
na cor verde, em papel moeda, e na parte de trás, que ninguém consegue ver ficam
os vários números de segurança. Todas possuem uma assinatura feita por chancela
da autoridade responsável e a inscrição “Válida em todo território Nacional” de
acordo com a Lei 7.116 de 29 de agosto de 1983.
O terceiro ponto é que o
documento tem que ser emitido pelo órgão responsável por sua emissão, pois um
documento fraudado pode ser feito por um criminoso especialista que produza um
documento perfeito, com todos os sinais de validação, porém não é autêntico
porque não foi emitido por quem deveria ser. Seguem abaixo alguns fluxogramas
dos documentos trabalhados em nossa oficina para que você entenda o trâmite
documental. Resumindo para ser autêntico tem que ver toda a estrutura formal do
documento se condiz com o que deve ser.
Há um projeto de lei de nº
1775/2015 em tramitação na Câmara dos Deputados, para criação de uma carteira
de identidade unificada, onde os dados do cidadão serão reunidos em um único
documento chamado Registro Civil Nacional. Segue o modelo proposto com seu
sinais de validação:
No caso do RG que foi nosso
documento foco ele geralmente é de porte obrigatório. É um documento que não
deve ser eliminado, pois para vários tipos de prestação de serviço ele é
solicitado. Ele é de guarda permanente.
No link abaixo você pode atestar
os problemas ocasionados quando o documento não é emitido na forma do padrão
determinado:
Outro documento apresentado em
nossa oficina foi a certidão de nascimento, pois é também um documento
constante do acervo da maioria das pessoas. A partir de janeiro de 2011 tanto a
certidão de nascimento quanto a de casamento e de óbito passaram a ser emitidas
em um novo modelo. São impressas em papel segurança, em formato padronizado
nacionalmente, possuem um número de matrícula composto por 32 dígitos que
unifica os dados como número de folha, termo, tipo de certidão e número do
livro que já existiam no modelo antigo e acrescenta outros números que
identifica o cartório, o acervo, o Serviço de Registro Civil e o ano.
A carteirinha estudantil da UnB é um
outro documento que faz parte do acervo da maioria dos alunos. Ela prova um
vínculo do aluno com a Universidade. Com ela é possível que o aluno faça
empréstimos junto a BCE, além do acesso ao restaurante universitário e
descontos nos eventos culturais. Ela possui identificação do aluno, matrícula,
curso, nível e assinatura, autenticação da SAA (Secretaria Administração
Acadêmica) e selo de validade. O período de guarda coincide com o período da
graduação.
Esses e outros documentos
pessoais são apenas uma parte do seu arquivo e para fins de organização você
pode reunir todos os documentos que garantam o direito do exercício da sua cidadania em um dossiê, que é um conjunto de documentos relacionados
entre si por assunto, em uma única unidade de arquivamento.
Ao final nós apresentamos duas carteiras de identidade e para quem
acertasse qual era a verdadeira entregamos uma carteira de perito documental.
Segue a carteira:
Além disso, entregamos um folder com algumas informações importantes.
Se quiser pode imprimir para futuras consultas.
Nossos agradecimentos as 56 pessoas que passaram por nossa oficina. Esperamos
que tenham gostado e se tiver alguma dúvida ou se quiserem aumentar o
conhecimento nessa área, além de olhar nossos outros posts, visite nossos blogs amigos e blog mãe. Com certeza você irá encontrar muita coisa boa!
