Oficina Virtual

Se você não foi a nossa oficina não fique triste! Você ainda tem uma chance, pois vamos disponibilizar aqui nossa oficina virtual.

Você sabia que a Arquivologia está presente no seu dia-a-dia? Além de lidar com seus documentos pessoais em seu trabalho em algum momento você vai lidar com documentos da Instituição para qual presta serviço.

Então você sabe o que trata a Arquivologia? Se sabe já é meio caminho andado porque quando falamos sobre ela o que mais ouvimos é a pergunta: Arqui o quê?

Bem a Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo, os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação.

O arquivista é o responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos.

E você pode se questionar o que isso tem a ver comigo? É importante para nós sabermos um pouco sobre isso porque lidamos ao menos com nosso arquivo pessoal que precisa ser cuidado se não desejamos ter problemas, pois se meu arquivo não estiver organizado quando precisar localizar uma documento urgente posso não encontrá-lo devido ao acumulo de papéis ou se elimino um comprovante de pagamento de uma empresa que está me cobrando indevidamente terei que pagar uma dívida que já foi quitada. Para evitar esses problemas temos que ser um pouco arquivista nato. O tema da nossa oficina foram os documentos pessoais que são uma parte do seu arquivo pessoal. Esses documentos são de extrema importância porque eles são relativos a garantia de direitos para o exercício da cidadania.

A Diplomática vem em nosso socorro!!! Por quê?

De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística, a Diplomática tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.  Já a Tipologia documental gira em torno da relação dos documentos com as suas atividades.

A Diplomática vem em nosso socorro para não sermos enganados no nosso dia-a-dia com a quantidade de fraudes que vemos por aí. A autenticidade dos documentos é atestada em parte pelos sinais de validação (assinaturas, carimbos, selos, brasão). Aqui no Brasil, o cidadão pode solicitar a emissão de uma carteira de identidade em cada Estado então todo cidadão pode ter 27 carteiras de identidade com 27 números diferentes. O Governo atribui aos Estados a emissão e identificação civil e isso pode facilitar as fraudes. Aqui segue um modelo de carteira de identidade com seus sinais de validação:

O segundo ponto que atesta a autenticidade é que o documento deve seguir os padrões determinados para aquele tipo de documento, suas características intrínsecas e extrínsecas. Por exemplo, todos os modelos de cédulas de identidade têm que ter o mesmo formato. Na parte do anverso onde são inseridos os dados de identificação, chamado de espelho, algumas Unidades de Federação mudam a localização deste ou daquele dado, mas em geral todas são muito parecidas. Todas têm a inscrição “República Federativa do Brasil”, são emitidas na cor verde, em papel moeda, e na parte de trás, que ninguém consegue ver ficam os vários números de segurança. Todas possuem uma assinatura feita por chancela da autoridade responsável e a inscrição “Válida em todo território Nacional” de acordo com a Lei 7.116 de 29 de agosto de 1983.

O terceiro ponto é que o documento tem que ser emitido pelo órgão responsável por sua emissão, pois um documento fraudado pode ser feito por um criminoso especialista que produza um documento perfeito, com todos os sinais de validação, porém não é autêntico porque não foi emitido por quem deveria ser. Seguem abaixo alguns fluxogramas dos documentos trabalhados em nossa oficina para que você entenda o trâmite documental. Resumindo para ser autêntico tem que ver toda a estrutura formal do documento se condiz com o que deve ser.

Há um projeto de lei de nº 1775/2015 em tramitação na Câmara dos Deputados, para criação de uma carteira de identidade unifi­cada, onde os dados do cidadão serão reunidos em um único documento chamado Registro Civil Nacional. Segue o modelo proposto com seu sinais de validação:

No caso do RG que foi nosso documento foco ele geralmente é de porte obrigatório. É um documento que não deve ser eliminado, pois para vários tipos de prestação de serviço ele é solicitado. Ele é de guarda permanente.

No link abaixo você pode atestar os problemas ocasionados quando o documento não é emitido na forma do padrão determinado:

http://vejadetudo.com.br/noticias/199-destaques/10933-governo-emite-cedula-de-identidade-ilegivel-e-fotografias-embacadas-falta-papel-para-impressao-de-novos-documentos

Outro documento apresentado em nossa oficina foi a certidão de nascimento, pois é também um documento constante do acervo da maioria das pessoas. A partir de janeiro de 2011 tanto a certidão de nascimento quanto a de casamento e de óbito passaram a ser emitidas em um novo modelo. São impressas em papel segurança, em formato padronizado nacionalmente, possuem um número de matrícula composto por 32 dígitos que unifica os dados como número de folha, termo, tipo de certidão e número do livro que já existiam no modelo antigo e acrescenta outros números que identifica o cartório, o acervo, o Serviço de Registro Civil e o ano. 

  

A carteirinha estudantil da UnB é um outro documento que faz parte do acervo da maioria dos alunos. Ela prova um vínculo do aluno com a Universidade. Com ela é possível que o aluno faça empréstimos junto a BCE, além do acesso ao restaurante universitário e descontos nos eventos culturais. Ela possui identificação do aluno, matrícula, curso, nível e assinatura, autenticação da SAA (Secretaria Administração Acadêmica) e selo de validade. O período de guarda coincide com o período da graduação.

Esses e outros documentos pessoais são apenas uma parte do seu arquivo e para fins de organização você pode reunir todos os documentos que garantam o direito do exercício da sua cidadania em um dossiê, que é um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto, em uma única unidade de arquivamento.

Ao final nós apresentamos duas carteiras de identidade e para quem acertasse qual era a verdadeira entregamos uma carteira de perito documental. Segue a carteira:

Além disso, entregamos um folder com algumas informações importantes. Se quiser pode imprimir para futuras consultas.

Nossos agradecimentos as 56 pessoas que passaram por nossa oficina. Esperamos que tenham gostado e se tiver alguma dúvida ou se quiserem aumentar o conhecimento nessa área, além de olhar nossos outros posts, visite nossos blogs amigos e blog mãe. Com certeza você irá encontrar muita coisa boa!